KI-Agenten, die Rechnungen automatisch bearbeiten
Bei Eingangsrechnungen kann KI Daten erfassen und Buchungsvorschläge vorbereiten. Ob daraus eine verlässliche Automatisierung wird, hängt von Belegqualität, Regeln, Stammdaten und der Schnittstelle zur Buchhaltung ab.
Nicht «automatisch verbuchen», sondern kontrolliert verarbeiten
Der sinnvolle Ausgangspunkt ist meist ein Assistenzprozess. Eine Dokumenten-KI liest Felder aus, prüft formale Angaben und bereitet einen Buchungsvorschlag vor. Ein Mensch kontrolliert definierte Fälle oder gibt die Buchung frei. Erst wenn die Qualität im eigenen Belegmix nachweisbar ist, können einzelne risikoarme Schritte weiter automatisiert werden.
Unterschiedliche Layouts lassen sich mit OCR und Sprachmodellen flexibler bearbeiten als mit einer einzigen starren Vorlage. Das bedeutet aber nicht, dass jedes Dokument korrekt verstanden wird. Scans, Gutschriften, Fremdsprachen, mehrere Mehrwertsteuersätze oder unklare Bestellbezüge benötigen eigene Tests.
Ein möglicher Ablauf
- Rechnung aus einem festgelegten Eingang übernehmen.
- Lieferant, Datum, Währung, Beträge und Positionen extrahieren.
- Pflichtfelder, Summen und bekannte Stammdaten regelbasiert prüfen.
- Kontierung oder Kostenstelle als Vorschlag ergänzen.
- Unsichere oder ungewöhnliche Fälle mit Begründung an eine Person geben.
- Freigegebene Daten über eine vorhandene API oder einen vereinbarten Import an die Buchhaltung übergeben.
RAG kann interne Kontierungsregeln oder Lieferantenhinweise bereitstellen. Harte Prüfungen – etwa Summen, erlaubte Konten oder Dubletten – bleiben häufig besser als feste Regeln implementiert.
Vor der Anbindung an Bexio, Abacus oder ein anderes System
Ob eine direkte Übergabe möglich und sinnvoll ist, muss für Produkt, Version, Rechte und verfügbare Schnittstelle geprüft werden. Ein Systemname im Konzept ist noch keine funktionsfähige Integration. Das KMU sollte ausserdem festlegen, wer Zugangsdaten verwaltet, wie fehlgeschlagene Übertragungen sichtbar werden und wie ein Vorgang korrigiert wird.
Woran ein Pilot gemessen wird
- Anteil korrekt erkannter Pflichtfelder;
- Zahl und Art der notwendigen Korrekturen;
- Zeitaufwand inklusive Kontrolle und Ausnahmen;
- keine unbemerkten Doppel- oder Fehlbuchungen;
- nachvollziehbare Protokolle für Übergabe und Freigabe.
Eine Einsparung sollte erst aus diesen eigenen Messwerten abgeleitet werden. Allgemeine Stunden- oder Amortisationsversprechen sind ohne Belegvolumen, Fehlerkosten und bestehenden Prozess nicht belastbar.
